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Politique de Lutte contre la Corruption et la Corruption

1. Objectif

L'objectif de la Politique de Lutte contre la Corruption et la Corruption (« la Politique ») est de définir clairement les principes et engagements d'EAE Elektrik A.Ş. en matière de prévention de la corruption, tels qu'énoncés dans le Code d'Éthique Professionnelle d'EAE.

2. Champ d'Application

La Politique de Lutte contre la Corruption et la Corruption s'applique :

  • à tous les collaborateurs d'EAE Elektrik A.Ş., y compris les membres du Conseil d'Administration,
  • aux entreprises fournisseurs de biens et de services ainsi qu'à leurs employés, à toutes les personnes et organisations agissant au nom d'EAE Elektrik, notamment les fournisseurs, consultants, avocats, auditeurs externes et autres partenaires d'affaires.

Cette Politique constitue une partie intégrante :

  • des principes de gouvernance d'entreprise approuvés et appliqués par EAE Elektrik A.Ş.,
  • des principes auxquels EAE s'est engagée en adhérant au Pacte Mondial des Nations Unies,
  • des pratiques de Ressources Humaines de l'entreprise.
3. Définitions

Corruption : L'utilisation abusive, directe ou indirecte, du pouvoir ou des responsabilités liées à une fonction dans le but d'obtenir un avantage ou un gain de quelque nature que ce soit.

Corruption / Pots-de-vin : Toute situation dans laquelle une personne se voit offrir, promettre ou fournir un avantage, ou demande, accepte ou reçoit un avantage, directement ou via un intermédiaire, dans le but d'influencer l'exécution de ses fonctions (agir, ne pas agir, accélérer ou ralentir un processus), en contradiction avec ses obligations professionnelles.

La corruption et les pots-de-vin peuvent prendre diverses formes, notamment :

  • paiements en espèces,
  • dons politiques ou autres contributions,
  • commissions,
  • avantages sociaux ou personnels,
  • cadeaux, invitations, hospitalités,
  • tout autre avantage indû

Les pratiques liées à la représentation, aux cadeaux, invitations ou hospitalités doivent être conformes à la Procédure de Déplacements Professionnels et Notes de Frais d'EAE.

Conflit d'Intérêts : Toute situation dans laquelle un employé détient, ou pourrait détenir, un intérêt personnel, financier ou relationnel susceptible d'influencer, ou de sembler influencer, l'exécution impartiale et objective de ses fonctions. Cela inclut tout avantage offert à l'employé, à ses proches, amis ou à toute personne ou organisation avec laquelle il entretient des relations.

Parties Prenantes : Les acteurs avec lesquels l'entreprise interagit au sein de la chaîne de valeur, sur les plans économique, social et environnemental.

4. Rôles et Responsabilités

La mise en œuvre et la mise à jour de la Politique de Lutte contre la Corruption et la Corruption relèvent de l'autorité, des missions et des responsabilités du Conseil d'Administration. À ce titre :

  • le Conseil d'Administration formule des recommandations aux dirigeants pour garantir un environnement de travail éthique, fiable, conforme à la loi et maîtrisé,
  • il établit, conformément aux principes définis, les dispositifs d'évaluation des risques et les mécanismes de contrôle nécessaires,
  • le Conseil d'Administration, les Dirigeants de l'entreprise et le Comité d'Éthique veillent au suivi de la conformité des activités d'EAE Elektrik A.Ş. avec les exigences légales et réglementaires,
  • les mécanismes de reporting, d'investigation et de sanctions en cas de non-respect des politiques, règles et procédures sont définis et mis en œuvre,

En outre, tous les collaborateurs d'EAE Elektrik ont l'obligation de :

  • respecter les politiques définies par le Conseil d'Administration,
  • gérer efficacement les risques liés à leur domaine d'activité,
  • se conformer aux exigences légales, réglementaires et aux pratiques internes d'EAE Elektrik,
  • informer le Comité d'Éthique de tout comportement, activité ou pratique contraire aux politiques générales et aux dispositions de la présente Politique,
5. Entreprises Fournisseurs, Clients et Partenaires Commerciaux

Les entreprises auprès desquelles EAE Elektrik achète ou vend des biens et services, ainsi que ses partenaires commerciaux, doivent respecter sans exception les principes de la présente Politique et les réglementations applicables. Tout manquement entraîne la cessation immédiate de la relation commerciale.

5.1 Sélection des Entreprises et Partenaires

Lors du processus de sélection des entreprises fournisseurs, clientes ou partenaires, plusieurs critères sont pris en compte : leur expérience, leur performance financière, leur capacité technique, ainsi que leur intégrité éthique et un historique conforme en matière de lutte contre la corruption. Les entreprises ou partenaires présentant des antécédents négatifs liés à la corruption ou à la fraude sont automatiquement exclus, même s'ils répondent aux autres critères. Il appartient principalement aux dirigeants de procéder aux recherches préalables et aux évaluations nécessaires avant toute relation d'affaires. Le Conseil d'Administration vérifie, dans le cadre de ses audits, la conformité de ces processus.

5.2 Conclusion d'Accords avec les Entreprises et Partenaires

Dans les contrats et accords conclus avec les entreprises sélectionnées, les clauses suivantes doivent obligatoirement figurer :

  • respect total des principes énoncés dans la Politique et des réglementations applicables,
  • engagement de leurs employés à comprendre et respecter ces principes,
  • mise en place de programmes de formation réguliers concernant la Politique
  • rappel fréquent de leurs obligations de notification et des procédures en lien avec le Comité d'Éthique, obligation pour leurs collaborateurs de signaler toute situation suspecte ou non conforme,

Les contrats doivent également stipuler que tout manquement à ces obligations ou tout comportement contraire à la Politique entraîne la résiliation légitime et immédiate de l'accord.

6. Nos Politiques et Procédures
6.1 Corruption et Pots-de-vin

EAE Elektrik s'oppose fermement à toute forme de corruption ou de pot-de-vin. Quelle qu'en soit l'intention, donner ou accepter un pot-de-vin est strictement interdit.

Toute relation d'affaires avec un tiers cherchant à obtenir un avantage auprès d'EAE Elektrik au moyen de pratiques corruptives doit immédiatement être interrompue.

6.2 Cadeaux

Un cadeau est un objet offert ou reçu sans contrepartie financière, généralement en signe de remerciement ou de courtoisie commerciale.

Tout cadeau proposé ou offert par EAE Elektrik à un tiers doit être fait de manière transparente, de bonne foi et sans condition. Les règles relatives aux cadeaux autorisés et à leur enregistrement figurent dans la rubrique "Acceptation et Remise de Cadeaux" du Code d'Éthique d'EAE Elektrik.

Les mêmes principes s'appliquent aux cadeaux reçus. En dehors de cadeaux symboliques et de faible valeur, aucun cadeau ne doit être accepté. Même pour les cadeaux conformes aux principes éthiques, leur acceptation ne doit pas être fréquente et doit être déclarée par le collaborateur concerné à son supérieur hiérarchique, puis au service RH et au Conseil d'Administration.

6.3 Paiements de Facilitation

Les personnes et organisations couvertes par cette Politique ne doivent jamais proposer de paiements de facilitation dans le but d'accélérer ou de garantir une procédure administrative (obtention de permis, certificats, documents, etc.).

6.4 Dons

Les dons faits par les employés à titre personnel à des organisations caritatives n'entrent pas dans le cadre de la Politique de Dons d'EAE Elektrik. Toutefois, les principes énoncés dans le Code d'Éthique d'EAE Elektrik doivent également être respectés dans ce contexte.

7. Tenue Rigoureuse des Registres

Le système comptable et d'enregistrement d'EAE Elektrik est soumis aux dispositions légales en vigueur. À ce titre :

  • toutes les relations avec des tiers (clients, fournisseurs, etc.) doivent faire l'objet de comptes, factures et documents complets, exacts et fiables,
  • aucun enregistrement comptable ou document commercial ne doit faire l'objet de modifications, de falsifications ou d'une quelconque altération des faits.
8. Formation et Communication

La Politique de Lutte contre la Corruption et la Corruption a été diffusée à tous les collaborateurs d'EAE Elektrik et reste accessible en permanence via le système QDMS.

Les formations constituent un outil essentiel pour renforcer la sensibilisation des collaborateurs. Dans ce cadre, la Direction des Ressources Humaines conçoit des programmes de formation obligatoires pour l'ensemble des employés.

9. Signalement des Violations de la Politique

Tout employé ou toute personne agissant au nom d'EAE Elektrik qui constate ou soupçonne une violation de la présente Politique doit en informer le Comité d'Éthique, via l'adresse e-mail suivante : [email protected]

EAE Elektrik encourage une approche honnête, transparente et responsable. Ainsi, tout collaborateur ou tiers agissant pour le compte d'EAE Elektrik qui exprime ses préoccupations de bonne foi sera entièrement soutenu et son identité sera traitée de manière confidentielle. Aucun employé ne peut être soumis à une pression, une sanction ou une mesure défavorable pour avoir signalé un incident qu'il considère, de bonne foi, comme une violation du Code ou de la Politique. Aucune modification de poste, de responsabilités ou d'affectation ne peut être effectuée sans l'approbation écrite du Comité d'Éthique.

Si une personne ayant effectué un signalement faisait l'objet d'un traitement inapproprié, elle doit immédiatement en informer le Comité d'Éthique.

Les entreprises partenaires ou fournisseurs doivent également rappeler régulièrement à leurs employés les coordonnées du Comité d'Éthique et encourager la déclaration de toute situation suspecte. Cette obligation est formalisée dans les contrats conclus avec EAE Elektrik.

Les règles du Code d'Éthique d'EAE Elektrik sont rappelées périodiquement à l'ensemble des collaborateurs.

10. Violations de la Politique

En cas de situation constituant ou susceptible de constituer une violation de la présente Politique, le Comité d'Éthique examine les faits. Si un comportement non conforme est avéré, les mesures disciplinaires nécessaires sont appliquées.

Pour les entreprises fournissant ou recevant des biens et services, ainsi que pour toutes les personnes et organisations agissant pour le compte d'EAE Elektrik, les contrats stipulent explicitement que toute violation de la Politique entraînera la résiliation unilatérale et justifiée de la relation contractuelle. Ces dispositions sont appliquées sans exception en cas de non-conformité.